Uma das ações previstas no andamento do projeto Resgate Documental da Província Franciscana é a identificação da unidades documentais com auxílio de uma ficha catalográfica. Ela funciona como uma carteira de identidade do documento, onde é possível discriminar as informações básicas como título e autor, local de origem, tipificação e informações técnicas como seu estado de conservação e o tratamento que recebeu no projeto.
Devido à variedade contida no acervo, foram construídos três variações: as voltadas para materiais multimídia, as de iconografia e de documentos. O fichamento foi iniciado com os materiais de multimídia. Até o momento 380, entre slides e kits com áudio e impressos, foram fichadas.
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